Таймшиты и учет времени

Таймшит — отчет о трудозатратах за период, стандартный способ учета рабочего времени в области профессиональных услуг.

В таймшите видна картина работы сотрудника за период — сколько времени затрачено на коммерческие проекты, простой и организационные задачи.

В WorkPoint продвинутые таймшиты адаптируются к потребностям бизнеса:

  • Два типа таймшитов: стандартный и журнальный;
  • Детализация рабочего времени с помощью комментариев;
  • Настройка таймшита, включая дополнительные поля;
  • Отображение сведений об отсутствиях.
Таймшит для учета рабочего времени

Согласование

WorkPoint поддерживает жизненный цикл и согласование таймшитов.

Гибкая настройка маршрутов помогает построить процесс согласования рабочего времени по требованиям бизнеса:

  • Жизненный цикл: черновик, на согласовании, согласовано и отклонено;
  • Настройка маршрутов.
  • Поддержка ролей согласования: менеджер проекта, линейный руководитель и так далее;
  • Отображение истории согласования и текущих согласующих;
  • Умное согласование: сокращение числа согласующих на повторных циклах, отображение только нужных строк таймшита и так далее;
  • Уведомления о событиях согласования по почте.
Согласование таймшита

Счетчики времени

Счетчики помогают точнее и проще учитывать время. Запустите счетчик в начале работы и завершите по окончанию:

  • Запуск счетчика из таймшита;
  • При завершении в таймшит добавляется комментарий.
Счётчик учета рабочего времени

Бизнес правила

Бизнес-правила устанавливают требования к учету рабочего ремени:

  • Проверка срока отправки, длительности работ по дням относительно графиков, обязательность полей и прочее;
  • Различные правила для отдельных пользователей;
  • Предупреждение о нарушении правила или запрет отправки на согласование.
Правила валидации таймшитов

Преимущества

Учет рабочего времени повышает эффективность персонала и служит основой для процессов:

  • Управления утилизацией ресурсов;
  • Управления экономикой проектов;
  • Клиентского биллинга;
  • Мотивации и расчета почасовой зарплаты.

Лучше Excel. Коллективная работа, автоматическая проверка, согласование без пересылки файлов и формирование общих отчетов в реальном времени.

Лучше задач и календаря. Единое представление рабочего времени за период с контролем утилизации, проще согласование, больше сведений для анализа и последующего использования.

Отличие от других решений


Учет рабочего времени — главная задача WorkPoint, а сведения о рабочем времени — основа управления компаниями в секторе профессиональных услуг.

На рынке присутствуют системы полуавтоматического учета времени — на компьютер устанавливается ПО, которое отслеживает действия пользователя и предоставляет дополнительные сведения и ли автоматичсеки формирую отчет о рабочем времени.

WorkPoint не использует такой подход:

  • Для компаний в секторе профессиональных услуг важно на какой проект и клиента потрачено время, по какому тарифу если это T&M работы и пр. Факт открытия какой-либо программы не даст таких сведения. Кроме того, работы часто не связаны с действиями выполнимыми на компьютере: встречи, звонки и пр.
  • Это неэтично по отношению к сотрудникам, считаем правильным построение доверительных отношений в команде. Кроме того, это сомнительно с точки зрения права.

Для учёта время посредством ввода сведений пользователем распространены два способа: через таймшиты и через отдельные задачи.

Таймшит — отчет о трудозатратах за период. Таймшит воспринимается как единый и неделимый объект, или документ. Таймшит согласуется и закрывается сразу, а не по отдельным задачам.

В отличии от учета через задачи таймшит дает ряд преимуществ:

  • При согласовании и заполнении таймшита видна общая картина за период — затраченное время на коммерческие и внутренние проекты, отсутствия и пр. Это критически важно при управлении утилизацией и эффективностью сотрудников.
  • Упрощается согласование — таймшит, как документ, включает маршрут согласования, и согласовать один таймшит на сотрудника в неделю, проще чем получать задания или отчеты по выполнению по каждой задаче.

Поэтому таймшит, как способ учета времени — де-факто стандарт в области профессиональных услуг и используется в WorkPoint.

WorkPoint — учетная система. При этом в компании, конечно, используются программы для взаимодействия: таск-трекеры, корпоративные мессенджеры, доски Kanban и пр. Идеологически считаем, что средств взаимодействия много, даже в небольших компаниях, и это правильно — специфика работы разных сотрудников требует разных инструментов.

Но учетная система — одна, поскольку компании нужные единые и анализируемые сведения о рабочем времени, проектах и биллинге.

Поэтому в WorkPoint нет средств взаимодействия, CRM, документооборота и тому подобного — это не решение «все в одном». WorkPoint сосредоточен на выполнении учетной функции и делает это хорошо.

Попробуйте бесплатно

Уже зарегистрированы? — Войти.