О компании

«Яшин и Партнеры» — компания, предоставляющая полный спектр услуг в области аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета.

Среди конкурентных преимуществ компания выделяет индивидуальный подход и высокий экспертный уровень специалистов.

В компании более 30 сотрудников — бухгалтеры, аудиторы, юристы и финансовые консультанты.

Ситуация

Компания растет и успешно развивается: увеличивается штат, приходят новые клиенты. Постоянно растет число решаемых задач, и, что характерно для нашей сферы, большинство задач крайне срочные. Фокусируясь на становлении бизнеса, а затем на росте, мы не всегда успевали уделять время детальной проработке и организации внутреннего экономического учета.

В итоге мы оказались в ситуации, когда у нас не было четкого понимания, сколько времени мы тратим на сопровождение каждого клиента, на сколько каждый клиент рентабелен, как эффективно мы расходуем трудовые ресурсы. Чувствовалось некоторое напряжение, а на конкурентном рынке хочется иметь повышенный запас прочности.

Достигнув определенной точки роста, мы осознали, что пора системно подойти к развитию внутренних процессов обратились к опыту западных компаний, которые обладают передовой практикой организации бизнеса профессиональных услуг.

Мы рассмотрели разные варианты платформ для построения процессов учета, в конечном счете выбор остановился на WorkPoint. Определяющим фактором стали удобство и максимальная сфокусированность на задачах бизнеса, оказывающего услуги.

Внутренняя трансформация

Мы решили использовать только базовые подходы к организации работы бизнеса, оказывающего услуги, но сделать это «правильно» — поставить цели, достигнуть, и удерживать достигнутый уровень.

Наши цели:

  1. Обеспечить утилизацию сотрудников в среднем на уровне 75%.
  2. Обеспечить гармоничную работу сотрудников — планомерный рост для «новичков» и профессиональное развитие и «разнообразие» для опытных сотрудников.
  3. Удерживать рентабельности на уровне не ниже 15% для каждого конкретного клиента.
  4. Обеспечить высокий уровень удовлетворенности наших клиентов.
  5. Обеспечить ценовую конкурентоспособность на рынке и устойчивый прирост клиентской базы.

Для достижения целей мы выделили следующие основные задачи:

  1. Ввести тотальный учет рабочего времени и отсутствий в разрезе проектов и клиентов. Время — это наше «всё» и его нужно учитывать в первую очередь.
  2. Ввести категории квалификации для сотрудников с нормами утилизации, и оценочной себестоимостью.
  3. Ввести модель расчета себестоимости человеко-часа.
  4. Ввести новую схему мотивации персонала на основе KPI по утилизации и удовлетворённости клиентов. Вводить почасовую заработную плату мы пока не стали — отложили это на будущее.
  5. Тщательно учитывать время, затрачиваемое на пресейл (экспресс-анализ, переговоры и т.д.).
  6. Ввести «паспорт» клиента, с плановыми значениями рентабельности и ежемесячным контролем факта.
  7. Выводить часть работ, особенно сложно прогнозируемых, на схему Times&Materials.
  8. Проводить регулярную оценку удовлетворенности клиентов.

Выбрать цели и задачи нам помогла команда компании WorkPoint. Сейчас все эти решения кажутся самоочевидными, но «толчок» нам все равно потребовался. Много времени на подобные изменения мы не потратили — мы посмотрели на примеры других компаний, посоветовались, выбрали решение.

Со стороны WorkPoint нам помогли сделать внутренний регламент работы, провели обучающий семинар для сотрудников.

Выбор решения

Мы выбрали готовое решение WorkPoint по ряду причин. Стоит отметить, что у нас своя 1С практика, но мы решили сами «не изобретать велосипед».

  • WorkPoint — готовое решение, которое сразу ложится на западные практики. Нам не нужно ничего разрабатывать, дорабатывать и т.д.
  • Решение доступно из облака — нет необходимости покупать и поддерживать оборудование. Ценовая политика оказалась приемлемой, даже для небольшого бизнеса.
  • Компания предоставляет методическую поддержку. Это было очень важно для нас, мы хотели перенять опыт.

Как теперь мы работаем

Процесс учета рабочего времени

Мы используем недельные таймшиты. Таймшит за предыдущую неделю должен быть отправлен на согласование до конца понедельника. Заполняя таймшит, сотрудники выбирают клиента, проект и задачу. Если проект реализуется по схеме T&M — указывается роль сотрудника на проекте. По оценкам затраты на заполнение таймшитов минимальные — порядка 15-20 минут в неделю.

WorkPoint в данном вопросе предельно прост, быстро работает и доступен через интернет где бы ни находились сотрудники, а они зачастую работают на территории клиента.

Согласование у нас простое, таймшит согласует один человек — директор практики. При согласовании, прежде всего, обращаем внимание на корректность списания времени на задачи клиента — бывают разные ситуации и какие-то работы приходится выполнять дольше, чем обычно, но директор практики сам специалист высокого уровня и по ошибке «приписать лишнее» практически невозможно.

В конце месяца мы рассчитываем показатели, прежде всего утилизацию. Уровень утилизации влияет на премии. К чему это приводит? К заинтересованности каждого сотрудника в своей эффективности и «поиска им работы». Если сотрудник видит, что работы «мало», и у него будет простой, он сам вызывается на новые работы и задачи. Также сотрудники заинтересованы предложить клиенту новые продукты и услуги если видят потребность клиента.

В WorkPoint сотрудники и директоры практик видят утилизацию на наглядных графиках, таким образом «держат руку на пульсе».

Управление экономикой

Мы рассчитали себестоимость часа каждого сотрудника, а также себестоимость ролей по категориям. Данные внесли в WorkPoint.

При подготовке предложения новому клиенту мы сразу оцениваем сколько сотрудников по ролям и категориям и в каком объеме нам потребуется, тем самым сразу получаем адекватную оценку стоимости. Это позволяет нам не допускать ошибок и не продавать заведомо убыточные проекты или напротив, перестраховываться и проигрывать по цене нашим конкурентам. Для оценки проектов мы подготовили шаблон паспорта проекта, так нам проще планировать. После согласования данные по проекту заносим в WorkPoint.

После заключения контракта мы отслеживаем показатели. Для каждого проекта есть ответственный. У нас не так ярко выражено проектное управление, но ответственный есть. Он отвечает за удержание плановых показателей, и его мотивация зависит от этих показателей. Если мы видим, что на выполнение работ приходится тратить больше времени, или нужны сотрудники более высокой квалификации (более дорогие в итоге) мы стараемся обсудить этот вопрос с клиентом и изменить условия. Либо поискать пути оптимизации внутри — поставить более подходящего сотрудника, например.

WorkPoint оперативно и наглядно показывает ответственному положение дел как у клиента в целом, там и на отдельных проектах.

Биллинг

Эти возможности WorkPoint мы используем не так широко, в основном для проектов T&M. Мы формируем отчеты по оказанным работам с детализацией. Фактически табели учета рабочего времени и согласовываем их с клиентами.

Планы на будущее

На ближайшее время мы видим несколько направлений для развития.

Прежде всего это введение почасовой оплаты труда. Это удобно и нам — мы продаем по часам и платим по часам, проще управлять экономикой. Это удобно и многим сотрудникам — ненормированное рабочее время и удаленная работа все популярнее на рынке труда.

Также планируем отслеживать все нетрудовые расходы на клиентов (командировки, расходные материалы и т.д.). Пока у нас не так много таких затрат, но тенденция к увеличению есть.

Выводы

С помощью рекомендаций и применения решения WorkPoint за последние 4 месяца мы увеличили эффективность более чем на 20%. Сотрудники привыкли к новому ритму работы, равномерно загружены и мы можем контролировать как проблемы «выгорания», так и медленного развития сотрудников.

Все это позволяет нам не только уверенно себя чувствовать, но и активно развиваться. Поэтому мы можем рекомендовать использование WorkPoint.

Попробуйте бесплатно

Уже зарегистрированы? — Войти.