WorkPoint — логичное и интуитивно понятное решение. Но еще и функциональное. Поэтому неудивительно, что есть особенности, вызывающие вопросы и противоречащие прежнему пользовательскому опыту.

С большим отрывом лидируют три особенности.

А сделано это не случайно...

Расчет плановой сметы проекта

Хороший вопрос, ведь плановые трудозатраты введены, ресурсы назначены на задачи и для них указаны ставки себестоимости. Почему сразу не посчитать себестоимость, добавить %% рентабельности и не получить смету для заказчика?

Причины:

  1. WorkPoint учетная система, оперирующая реальной плановой и фактической информацией. При этом в повседневной работе смета, показываемая заказчику, зачастую не соответствует смете в учетной системе. Ситуации: учет рисков, перенос часов с прошлых проектов, завышение объема часов при снижении ставки и т.д.
  2. Способы расчета сметы в каждой компании уникальны, как ни странно. Примеры: используют матрицы себестоимости «роль-ставка» с третьим измерением — офис (региональный ресурсный центр — ниже себестоимость), используют коэффициенты (поправка на сложность клиента, на платежеспособность и т.д.), закладывают корпоративные налоги и т.д.

Какие рекомендации? Мы даем заказчикам наработанную практику в виде шаблонов паспортов проектов в Excel. Продавцы, на этапе пресейла, «проявляют творчество» подготавливая плановый паспорт (смету). Если проект запускается — сведения из паспорта переносят в WorkPoint. Уже в разрезе задач указывают план по часам, себестоимости, затратам и выручке (если это проект с фиксированной стоимостью).

А сам паспорт рекомендуется размещать в электронном архиве, который стоит связать с проектом в WorkPoint.

Планирование загрузки и корреляция с планом в задачах

Напомним, что в WorkPoint есть план проекта (структура задач) и есть планировщик с ресурсным планом (причем в представлении «От ресурса» или «От проекта»).

Корреляции между ними нет.

Такой подход необычен с точки зрения классических систем управления проектами (MS Project, Primavera), которые больше опираются на версионность планов.

Почему так сделано:

  1. Это классический подход к управлению проектами. За план проекта отвечает руководитель проекта, а за ресурсный план — ресурсный менеджер. И если ресурсный менеджер решает перераспределить ресурсы — это не значит, например, что нужно сразу менять план проекта.
  2. План проекта в WorkPoint — это калька паспорта (сметы) проекта. Например, по паспорту плановая себестоимость 100 т.р. По факту — уже за 200 т.р. Что делать руководителю проекта? Останавливать проект и не планировать загрузку или без согласования поменять паспорт (смету)? Конечно нет. Если руководитель проекта может — подготовит и согласует новый паспорт, затем актуализирует информацию в WorkPoint. А если нет — ну что же, идет отклонение от плана.
  3. Решения класса Professional Services Automation, к которым относится WorkPoint, в отличии от систем управления проектами, сфокусированы на KPI, в частности на утилизации. А важнейший фактор улучшения утилизации — балансировка загрузки ресурсов, причем с учетом отсутствий, административных задач и т.д.). Поэтому функция планировщика так явно выделена в WorkPoint.

Как сотруднику сообщить какие у него задачи, какая плановая загрузка

Ответ — в WorkPoint никак. Это не комбайн, включающий и PSA, и таск-трекер, и документооборот, и другие решения.

В нормальной практике команда проекта работает в тесной связке, постоянно общается. Да, у всех свои KPI в WorkPoint. Но оперативная работа, оперативный контроль — вне учетной системы.

И это наш сознательный выбор, поскольку решений в области коммуникаций очень много и для разных компаний нужны разные подходы. Первые используют доски типа Kanban (Trello, MS Planer), вторые общаются «потоком» (Slack, Skype4b, Telegram), третьи предпочитают задачи и контроль (Asana, MS Outlook, Megaplan), а чаще используют все вместе и сразу.

Использование WorkPoint подразумевает использование и других продуктов, нужных компании. Например, использование MS Project или похожего решения. Если проект сложный, требует планирования, управления критическим путем — то, конечно, разумно пользоваться и Project. При этом в WorkPoint остается консолидированная, чистая и достоверная информация о трудозатратах, экономике проектов и KPI.

Попробуйте бесплатно

Уже зарегистрированы? — Войти.