Мы активно развиваем ресурсное планирование в WorkPoint, и пора поделиться, каким мы видим конечный результат.

Сразу о сроках релизов. Первое крупное изменение уже запланировано на конец апреля — https://www.getworkpoint.ru/blog/novye-vozmozhnosti-planirovanie-i-uchet-rabochego-vremeni-po-rolyam. Цель обновления — упорядочивание работы с ролями, универсальными ресурсами, планирование и учет рабочего времени в разрезе ролей.

Следующие релизы ожидаются в течение ближайших месяцев.

Один в поле не воин

Важно акцентировать внимание на нашем видении идеальной конструкции управления проектами.

Для цифровизации управления проектами, в том числе в консалтинге, требуется несколько разнородных компонент:

  1. Учетная система. Цель — управленческий учет, планирование и контроль. Владельцы такой системы — менеджеры всех уровней. В нашем случае такая система — это WorkPoint.
  2. Система организации потока работ. Цель — оперативное планирование, постановка и контроль исполнения задач. Для гибкого управления проектам — это основная система, в том числе, например, реализующая agile-подходы.
  3. Система объемно-календарного планирования. Требуется не всегда, в том числе ввиду внедрения гибких методов управления проектами.
  4. Документооборот, онлайн коммуникации и т.д.

WorkPoint не стремиться решить все эти задачи, он реализует учетную функцию. При этом интеграция между системами не должна становиться самоцелью.

Целевой бизнес-процесс

Для начала взглянем на целевой процесс планирования проекта в целом. Цветом мы выделили 5 основных этапов:

  1. Оценка проекта.
  2. Подготовка предварительного бюджета.
  3. Запрос и выделение ёмкости ресурсов.
  4. Планирование проекта.
  5. Подготовка финального бюджета.
Процесс ресурсного планирования в WorkPoint

Описание шагов процесса:

  1. Формируем структуру проекта. Обычно менеджер проекта задает основные этапы проекта, в разрезе которых будет планировать работы.
  2. Выбираем роли. Менеджер проекта определяет, какие роли потребуется проекту. Возможно, специфицирует их характеристики, например «Требуется Консультант с навыком проектирования финансовой аналитики».
  3. Формируем смету. Смета создается в разрезе этапов и ролей путем оценки трудозатрат.
  4. Формируем бюджет. На этом этапе бюджет создается на основании сметы (по ставкам ролей). При необходимости менеджер проекта указывает прочие прямые финансовые затраты и ожидаемую выручку, тем самым получает валовые показатели проекта, в том числе рентабельность.
  5. Формируем запрос на ресурсы. Смета — это сформулированная потребность проекта в определённом объеме ресурсов. При этом запрос формируется в ролях.
  6. Определяем команду проекта и бронируем емкость ресурсов. Этот шаг выполняет ресурсный менеджер. Получив запрос от проектного менеджера, выраженный в ролях, ресурсный менеджер подбирает подходящих сотрудников, а если их нет — использует универсальные ресурсы, которые можно воспринимать как «вакансию», «ставку».
  7. Выполняем назначения на задачи. На этом этапе структура задач декомпозируются и на каждую задачу назначением исполнитель из уже сформированной команды проекта.
  8. Формируем ресурсный план. Т.е. распределяем выделенную по ресурсам емкость по задачам, возможно детализируем загрузку по времени (ресурс выделили в целом на месяц, а планируем уже по дням).
  9. Готовим итоговый бюджет. На этот раз на основании ресурсного плана, т.е. используя ставки пользователей и универсальных ресурсов.

Ключевых отличий от текущей реализации три:

  1. Кто формирует команду проекта — в новой реализации это может быть ресурсный менеджер.
  2. В каком разрезе ресурсный менеджер получает запрос на ресурсы — в новой реализации в ролях.
  3. Наличие в новой реализации сметы проекта.

Смета (калькуляция проекта)

Смета — это новая компонента, которая появится в карточке проекта. Цель сметы — оценка потребности проекта в ролях и предварительная оценка себестоимости.

Немного визуализации (конечный UI может отличаться):

Прототип сметы проекта в WorkPoint

(1) — Этапы проекта.

(2) — Роли, добавленные для выполнения этапа.

(3) — Потребность проекта (в FTE или часах).

Чем смета отличается от ресурсного плана?

  1. Планирование идет только в ролях.
  2. Декомпозиция по задам чаще ограничена до этапов.

Т.е. смета формулируется примерно так — «Проекту на первый этап требуется 1 FTE Менеджера проекта на 4 недели, и 2 FTE Консультанта на 5 недель. На второй этап...».

Смета «на лету» рассчитывает себестоимость работ, что удобно при необходимости попасть в определенные рамки. В бюджете проекта будет опция «Расчёт себестоимости по смете», что актуально при необходимости получения предварительного расчёта валовой рентабельности проекта.

Еще одно важное изменение — запрос ресурсов будет создаваться из сметы, и запрос будет формулировать в ролях (и только в ролях).

Работа с запросами на ресурсы

Как сказано выше, ресурсы будут запрашиваться из сметы и формулироваться в ролях. При этом появится отдельная сущность — «Запрос ресурсов», в любой момент можно будет просмотреть список запросов по проекту.

Запрос ресурсов будет иметь три состояния: «В работе», «Отменен» и «Обработан». Несколько меняется идеология. Если сейчас запрос можно принять или отклонить, то в будущем его можно будет только «обработать».

Для чего такое изменение? Мы обратили внимание, что в подавляющем большинстве случаев запросы не принимаются «как запрошено», всегда идет «притирка» загрузки, перераспределение по периоду и пр. Например, запрошен «Консультант» по 40 часов в неделю на 4 недели. Но при обработке запроса выясняется, что такой доступной емкости нет, однако если «растянуть» работы на 5 недель и на последних 2 неделях разделить загрузку между двумя сотрудниками — то емкость найдется. И уже сложно сказать — запрос принят или отклонен? Да и само действие «Принять», при котором сразу бронируется запрошенная емкость, не имеет большего смысла.

Изменится работа ресурсного менеджера. В дополнение к существующему представлению. «Распределение ресурсов» добавиться представление «Запросы на ресурсы».

Немного визуализации (конечный UI может отличаться):

Прототип интефейса распределения ресурсов в WorkPoint

(1) — Секция «Запрошена», доступна на чтение. Показывает в разрезе проектов/ролей емкость, которую еще над распределить (т.е тут разница между тем что запрошено, и тем, что уже выделено). Задача ресурсного менеджера — выйти в ноль по остатку.

(2) — Запрошенная емкость (в FTE или часах).

(3) — Секция «Распределено», редактируется.

(4) — Член команды проекта, добавленного ресурсным менеджером в этом же интерфейсе. Т.е. При выделении емкости сразу принимается решение, как именно ресурс (пользователь или универсальный ресурс) будет выполнять работы.

(5) — Выделенная емкость.

Измениться и логика добавления членов команды. В этот момент важно подобрать подходящий ресурс опираясь на соответствие роли, доступность, себестоимость, навыки. Поэтому диалог добавления будет опираться на интерфейс «Распределения ресурсов», т.е. показывать список отфильтрованных ресурсов сразу с графиком доступности по слотам времени.

Ресурсный план проекта

Ресурсный план в карточке проекта претерпит изменения, поскольку планирование в новой концепции происходит уже после выделения емкости ресурсов.

Немного визуализации (конечный UI может отличаться):

Прототип плана задач в WorkPoint

(1) — Секция «Распределено» показывает, какая емкость доступная для проекта.

(2) — В секции отображаются ресурсы, назначенные ресурсным менеджером.

(3) — Остаток емкости, т.е. разница между распределенной (выделенной) на проект емкостью и уже запланированной емкость. Если значение положительное — еще есть емкость, отрицательное — перебор.

(4) — Секция «План задач» используется, собственно, для планирования.

(5) — Структура задач проекта.

(6) — Члены команды, назначенные для исполнения задачи.

(7) — Запланированная емкость (в часах, FTE или %% от расписания).

Ключевых отличий от текущей реализации два:

  1. Наличие отдельной секции «Распределено».
  2. «Перевернутая» структура. В текущей реализации Ресурс -> Задача, а будет Задача -> Ресурс.

Заключение

Мы описали изменения в общих чертах, не перегружая текст деталями и подробностями реализации. Важно, что мы опираемся на практический опыт наших клиентов, поэтому всегда рады обратной связи. Если у вас есть идеи, предложения и пожелания — пишите на support@getWorkPoint.com

Попробуйте все возможности WorkPoint бесплатно