В России рекламируются системы для отслеживания рабочего времени, например, CrocoTime, Kickidler и прочие. Симпатичные системы и, наверно, хорошо решающие свои задачи.

Но их называют системами «для учета рабочего времени» и возникает путаница.

Можно ли с помощью систем отслеживания активности пользователя за компьютером полноценно учитывать рабочее время?

Попробуем разобраться и сравним с «традиционными» системами учета рабочего времени.

Что значит полноценно? — так, чтобы полученную информацию использовать для расчета заработной платы, утилизации и иных показателей эффективности, анализа трудозатрат и себестоимости по клиентам и проектам и т.д.

Примеры решений на рынке

Отслеживание

  • CrocoTime
  • Стахановец
  • Kontrrazvedka

Учет рабочего времени

  • Projectmate
  • WorkPoint
  • Oracle OpenAir
  • Replicon
  • Acello

Типичные сценарии применения

Отслеживание

  • Вспомогательный инструмент контроля. Дает ответ на вопрос — в каких программах работал человек, если был в офисе и работал за компьютером.

Учет рабочего времени

  • Собственно учет рабочего времени.
  • Управление отсутствиями.
  • Расчет почасовой ЗП.
  • Управление показателями эффективности персонала.
  • Управление экономикой проектов.

Преимущества

Отслеживание

  • Минимальные усилия со стороны пользователей — контроль автоматический.

Учет рабочего времени

  • На выходе полноценные сведения о рабочем времени и отсутствиях.

Почему отслеживание не является учетом рабочего времени

  • Сотрудник не 100% времени работает за компьютером, нельзя учитывать только часть времени.
  • Для полноценного учета нужны сведения об отсутствиях — болезни, отгулы и т.д.
  • Работа в конкретной программе дает косвенные сведения о выполняемой работе. Гораздо важнее знать, что конкретно делал сотрудник, на каком проекте работал.
  • Для принятия решения на основе данных рабочего времени требуется согласование трудозатрат — как руководителями проектов, так и линейными руководителями.

Типичный сценарий учета рабочего времени

Ввод данных:

  • Сотрудники списывают рабочее время в таймшиты, указывая проекты и задачи. При необходимости указывается вид работ.
  • Сотрудники заполняют заявки на отсутствия — больничные, отпуска, отгулы и прочее. Информация об отсутствиях нужна для полноценного учета неутилизированного времени.
  • Сотрудники отправляют таймшиты и заявки на согласование по процессу.
  • Требуется автоматический контроль своевременности отправки таймшитов и соблюдения бизнес-правил.

Согласование:

  • Линейные руководители и руководители проектов согласовывают таймшиты.
  • Линейные руководители согласовывают заявки на отсутствия.

Аналитика:

  • Сотруднику доступна информация по его работе — утилизация, прочие показатели.
  • Руководителям доступны сведения по их команде — сводка в динамике, график отсутствий, аналитика.
  • Контролёрам доступны сведения по всей компании, подразделениям и сотрудникам.

Обязательные компоненты системы учета

  • Таймшиты (табели учета рабочего времени) — базовый объект для ввода данных.
  • Заявки на отсутствия.
  • Расписания рабочего времени.
  • Процессы согласования.
  • Бизнес-правила (допустимые отклонения, требуемая утилизация и т.д.).
  • Реестры проектов, видов работ и т.д.
  • Сведений о себестоимости (если требуется).
  • Аналитика и выгрузка данных в учетные системы.

Выводы

Отслеживание

  • Средство контроля, но не учета рабочего времени.

    Равно как контрольно-пропускная система (турникеты, карточки) показывает время нахождения человека в офисе и это полезно, но недостаточно для учета рабочего времени.

Учет рабочего времени

  • Для учета рабочего времени требуется более сложное решение, чем просто отслеживание.
  • Учет рабочего времени не может быть полностью автоматическим в подавляющем большинстве случаев.

Что выбирать?

Отслеживание

  • Если нужен дополнительный контроль при минимальных усилиях.

Учет рабочего времени

  • Если требуется учет рабочего времени для полноценного анализа трудозатрат, расчета KPI, расчета себестоимости работ и т.д.




Попробуйте все возможности WorkPoint бесплатно

Google play AppStore