В WorkPoint можно удобно и полноценно планировать работы и отслеживать фактические трудозатраты по сотрудникам, проектам, клиентам.

Однако, опыт и многочисленные обращения клиентов показали, что не хватает еще одной важной аналитики — ролей.

В новой версии мы комплексно переосмыслили работу с ролями и готовы поделиться основными изменениями.

Решаемые задачи

Роль — это функциональность ресурса, его характеристика. Например, «Консультант», «Аналитик 1 кат.», «Менеджер проекта».

А под ресурсом мы понимаем трудовые ресурсы, выполняющие работы:

  • Пользователь — конкретный работник.
  • Универсальный ресурс — заменитель пользователя, используется для планирования.
  • Подразделение — структурная единица компании, все сотрудники которой выполняют назначенные работы.

Цель изменения — планирование работ в ролях и учет факта в разрезе ролей.

Фактически мы даем ответы на вопросы:

  • Какие роли может исполнять ресурс?
  • Сколько часов по ролям было запланировано и в итоге затрачено на проект?
  • Сколько часов по ролям было запрошено и в итоге распределено на проект?
  • Сколько часов по ролям быль выставлено к оплате и оплачено клиентами по T&M?

Описание изменений

Общие сведения

  1. Изменено назначение справочника Роли. Если ранее это был список обезличенных ресурсов, используемых при планировании проектов, то теперь это именно характеристики, функциональные особенности ресурсов.
  2. Добавлены Универсальные ресурсы — это заменители пользователей, используемые для планирования. Универсальные ресурсы создают ресурсные менеджеры. Ресурсный менеджер также присваивает ставку себестоимости и назначает роли.
  3. Для каждого ресурса можно назначить роли, которые ресурс может исполнять на проектах.
Пример: Пользователь в различных проектах может участвовать в разных ролях. Поэтому ему назначены три роли: «Ведущий аналитик», «Консультант» и «Менеджер проектов». При добавлении пользователя в команду проекта из списка доступных пользователю ролей можно выбрать те, в которых он будет участвовать в данном проекте. Например, роль «Консультант».

Использование ролей

В карточке пользователя, подразделения и универсального ресурса добавлена вкладка Роли:

Роли пользователя для планирования проектов в WorkPoint

Роли может назначать как администратор системы в приложении «Настройка», так и ресурсный менеджер в приложении «Ресурсы».

При добавлении ресурса в команду проекта указывается, какие роли он будет исполнять на этом конкретном проекте. Ролей в проекте может быть одна или несколько, например, часть работ по проекту ресурс выполняет в качестве программиста, а часть — в качестве консультанта. Для выбора доступны роли, присвоенные ресурсу в его карточке на вкладке Роли:

Роли члена команды проекта в WorkPoint

По ходу исполнения проекта набор ролей в любой момент можно изменить.

Важная и полезная функция — поиск по ролям при подборе замены универсального ресурса на сотрудника:

Диалог замены универсально ресурса на сотрудника в WorkPoint

Планирование по ролям

В ресурсном плане проекта отображается список ресурсов, входящих в команду проекта. Если Пользователь или Универсальный ресурс выполняет в проекте более одной роли, то для роли будет создана отдельная строка ресурсного плана:

Ресурсный план в WorkPoint
Пример: Александр Нестеров участвует в проекте в двух ролях: Аудитор и Руководитель проектов. В ресурсном плане проекта отображается две отдельных строки, одна для роли Аудитор, другая для роли Руководитель проектов. Менеджер, при составлении ресурсного плана, может планировать загрузку по каждой роли данного ресурса.

Аналогично выглядит работа ресурсного менеджера, взаимодействующего с планом распределения. Бронирование ресурсов также происходит по ресурсам и ролям:

План распределения ресурсов в WorkPoint

Учет рабочего времени в разрезе ролей

В таймшит добавлено поле Роль, в котором пользователь указывает, в какой роли он выполнял работы по проекту. Для выбора доступны роли, назначенные члену команду проекта. Если пользователю в проекте доступна только одна роль — значение будет заполнено автоматически:

Таймшит с ролями в WorkPoint

Анализ данных по ролям

В отчетах с типами «Фактические данные», «Данные распределения» и «Ресурсный план» доступна аналитика «Роль»:

Отчет по ролям в WorkPoint

Универсальные ресурсы

В приложении Ресурсы добавлен список Универсальные ресурсы. В этом списке ресурсный менеджер самостоятельно сможет создавать «заменителей» пользователей для планирования:

Универсальные ресурсы в WorkPoint

Для каждого универсального ресурса ресурсный менеджер указывает список доступных ролей, а также ставку себестоимости.

Менеджеры проектов смогут использовать универсальные ресурсы при составлении ресурсных планов своих проектов.

Биллинг по проектам «Время и затраты»

Справочник Тарифы удален из настроек, а его функции переданы справочнику Роли. Ставки биллинга по умолчанию для проектов с типом «Время и затраты» задаются для каждой роли:

Тариф биллинга для роли в WorkPoint

Таким образом, теперь роль определяет, по какой ставке будет рассчитаны работы и выставлены к оплате клиентом.

На вкладке Тарифы в карточке проекта автоматически формируется список ролей участников проекта:

Тарифы проекта в WorkPoint

Как и ранее, ставки биллинга для каждого проекта могут быть индивидуальными.

Методика использования

Изменение опирается на предполагаемые сценарии использования, методику работы.

Самое важное — понимать назначение ролей и универсальных ресурсов и корректно настроить эти списки.

Рекомендации по списку «Роли»

Роли решают три ключевые задачи:

  1. Планирование в разрезе ролей.
  2. Учет времени в разрезе ролей.
  3. Биллинг (роль определяет ставку биллинга).

Исходя из решаемых задач выбирается детализация ролей, примеры:

  1. Минимальная: «Менеджер проекта», «Аналитик», «Архитектор», «Консультант».
  2. С детализацией до категорий: «Аналитик 1 кат.», «Аналитик 2 кат.».
  3. С детализацией по направлениям или пулам: «Аналитик SAP», «Аналитик BI».
  4. Сочетание пункта 2 и 3: «Аналитик SAP 1 кат.», «Аналитик SAP 2 кат.».

Необходимо выбрать минимально достаточную детализацию.

Важно, что список ролей редактирует администратор системы.

Рекомендации по списку «Универсальных ресурсов»

В отличии от ролей универсальные ресурсы включаются в ресурсные пулы, тем самым у каждого ресурсного пула может быть свой набор универсальных ресурсов.

Универсальный ресурс выступает в качестве «заменителя» пользователя, а емкость для планирования на ресуср, как и на пользователя, ограничена 24 часами в сутки. Универсальный ресурс также имеет себестоимость часа.

Исходя из решаемых задач выбирается способ организации общих ресурсов:

  1. Для ресурсов, ассоциированных с ролями: «Аналитик 1», «Аналитик 2». Т.е. для каждой роли создается некоторое кол-во ресурсов (соответствующее реальному кадровому составу), чтобы менеджеры проектов могли использовать их для планирования. Каждому ресурсу назначается одна единственная роль.
  2. Более сложный сценарий — отражение реального кадрового состава: «Бэкэнд разработчик», «Продвинутый дизайнер». При этом каждому ресурсу, при необходимости, назначается несколько ролей. В данном случае речь идет об имперсонификации (обезличивании) реальных сотрудников.

Список универсальных ресурсов редактирует ресурсный менеджер или администратор системы, в зависимости от организационной структуры и принятых в компании правил.

Попробуйте все возможности WorkPoint бесплатно