Зачем учитывать рабочее время?

Представим фабрику, выпускающую велосипеды. Что должен знать о производстве менеджер? Сколько велосипедов можно выпустить в месяц (мощность), сколько стоит производство одного велосипеда и за сколько его нужно продавать (себестоимость и норму прибыли), каков простой оборудования и какой объем выпуска товара (эффективность производства). Для ответа на эти вопросы нужно учитывать велосипеды.

Теперь представим современный бизнес из сектора услуг, например, консалтинговую компанию, архитектурное бюро или проектный институт. Средства производства такой организации — сотрудники, а производимая продукция — их время и компетенции.

Руководитель подобной компании должен знать максимальную выработку в часах в месяц, какова себестоимость часа, какова утилизация ресурсов. И чтобы это знать, эффективный руководитель организовывает тщательный учет рабочего времени.

Интересная информация: производительность труда в России в 2017 году ниже на 81% относительно ЕС. А вот учет времени в развитых экономиках — норма жизни.

Цели учета рабочего времени

Управление утилизацией

Утилизация — это отношение доли оплачиваемого времени к общему рабочему времени сотрудника. Утилизация — базовый показатель эффективности в секторе профессиональных услуг.

Показатель утилизации используют в системе мотивации сотрудников, в расчете себестоимости часа, в планировании и управлении развитием сотрудников.

Оцените влияние утилизации на рентабельность бизнеса с помощью калькулятора — Расчет себестоимости часа и рентабельности.

Подробнее об утилизации — Методы расчета утилизации персонала.

Управление экономикой

В секторе услуг расходы на персонал занимают значительную долю в расходах. Поэтому при оценке бюджетных трат на проект или операционную деятельность требуется организация учета рабочего времени.

Если компания напрямую продает услуги, то учет рабочего времени становится основой управления экономикой. Не важно с фиксированной или с повременной оплатой оказываются услуги, всегда нужно планировать себестоимость работ и норму прибыли, а также контролировать достижение плановых показателей. Без учета рабочего времени ни планирование (не будет исходных данных) ни контроль невозможны.

Почасовая зарплата и мотивация

Даже в России это уже не редкость — встречается полноценная почасовая оплата для штатных сотрудников, нередко привлекаются самозанятые (фрилансеры, подрядчики) ресурсы, труд которых оплачивают на почасовой основе. Как минимум отслеживаются переработки и иные показатели, которые учитывают при расчете заработной платы.

Подробнее о почасовой зарплате — Почасовая зарплата — руководство по эксплуатации.

Учет T&M

Отдельный вид деятельности — работы по схеме Time&Materials (Время и Затраты), в которой клиент оплачивает фактически отработанное время и понесенные затраты. Разумеется, без отчетов или таймшитов согласовать такие работы не получится, и требуется детальный учет рабочего времени.

Контроль и управление персоналом

Полная картина рабочего времени с аналитикой по типам работ и проектам, оценкой равномерности загрузки и уровня утилизации — все это довольно полезно для управления персоналом.

Линейные руководители отслеживают локальные проблемы сотрудников, глубже вникают в детали работы (лог работ с комментариями дает подробное представление) и используют сведения для принятия решений.

HR-отдел оценивает картину в целом, выявляя избыточную или недостаточную утилизацию, выработку по сотрудникам и подразделениям. Сведения о рабочем времени позволяют управлять профессиональным и квалификационным ростом сотрудника. Например, в некоторых случаях, рекомендуется загружать сотрудника разнообразными задачами, не допуская монотонности, приводящей к выгоранию.

Виды учета рабочего времени

Можно выделить два вида учета: автоматический и требующий заполнения таймшитов или иных форм отчетности.

Автоматический — самый простой. Включает разновидности от простейшего учета времени нахождения в офисе на основе показаний пропускной системы, до более развитого отслеживания активности человека за компьютером. Но такой вид учета подходит только для контроля.

Подробнее об отличиях учета рабочего времени — Отслеживание работы за компьютером = учет рабочего времени?.

Полноценный учет требует времени и участия сотрудников. Наиболее распространена автоматизация с помощью трёх типов программ учета рабочего времени:

  • Специализированные решения для учета рабочего времени или через Professional Services Automation. Например, через WorkPoint. Подходит для компаний в секторе услуг, для которых во главе угла стоит учет времени и экономика процессов/проектов.
  • Управления проектами. Например, через MS Project. Подходит для компаний, для которых главное — это управление сложными проектами. В таком случае учет времени обычно носит не массовый характер, а только в рамках конкретного проекта.
  • Управления задачами. Например, через Bitrix24. Подходит для компаний, которым не требуется точный учет времени. В силу особенностей учета через задачи фактические трудозатраты обычно не согласовываются, учитываются без дополнительных аналитик (разрезы по клиентам/проекта, тарифы для T&M и т.д.) и подходят только для контроля и общей оценки затраченного времени.

Попробуйте бесплатно

Уже зарегистрированы? — Войти.