Блог
Полезные статьи о практике применения и управленческих методиках.
Управляем навыками в WorkPoint
WorkPoint сосредоточен на управлении временем, проектами, ресурсами и биллингом.
Ресурсы — это сотрудники, выполняющие работу на проектах. Навыки сотрудника — важная характеристика, помогающая эффективно формировать команды проектов.
Что такое навыки и как ими управлять в WorkPoint?
В классической системе управления компетенциями, где Компетенция = Знания + Умения + Навыки, навык — это то, что человек может выполнять автоматически.
Как добиться качественного учета времени
С чем сталкиваются компании в процессе учета рабочего времени?
- Сотрудник заполняет таймшит только в конце недели, без детализации и с большими допусками.
- К списаниям нет комментариев — сам автор не вспомнит, что делал, и тем более согласующий не поймет сути работ и не оценит адекватность таймшита.
- Время подгоняется под некоторою норму, не соответствующую фактическому положению дел.
Качественный учет — это получение реальной и точной картины рабочего времени.
Учет рабочего времени
Зачем учитывать рабочее время?
Представим фабрику, выпускающую велосипеды. Что должен знать о производстве менеджер? Сколько велосипедов можно выпустить в месяц (мощность), сколько стоит производство одного велосипеда и за сколько его нужно продавать (себестоимость и норму прибыли), каков простой оборудования и какой объем выпуска товара (эффективность производства). Для ответа на эти вопросы нужно учитывать велосипеды.
Три особенности WorkPoint, которые смущают клиентов
WorkPoint — логичное и интуитивно понятное решение. Но еще и функциональное. Поэтому неудивительно, что есть особенности, вызывающие вопросы и противоречащие прежнему пользовательскому опыту.
С большим отрывом лидируют три особенности.
А сделано это не случайно...
Обзор мобильных приложений
Для пользователей системы учета времени очень важно удобство работы. Именно удобство и легкость использования решения делает пользователей лояльнее и экономит время при работе.
Мобильные приложения WorkPoint позволяют заполнять и согласовывать таймшиты «на ходу», не откладывая операцию и не тратя на нее много времени.
Таймшит — история и современное положение дел
Немного познавательной истории таймшита и современном положении дел.
Таймшит (англ. Timesheet, табель учета рабочего времени) представляет собой способ учета рабочего времени работника. Традиционно таймшит — это лист бумаги с данными, расположенными в табличном формате. В настоящее время чаще используются цифровые таймшиты или электронные таблицы.
Программы проектов
Программы проектов — это новая возможность в WorkPoint.
Программы объединяют проекты, предоставляя обобщённые показатели и единое управление набором проектов. Проекты могут объединяться по различным признакам: по тематике, бюджету, договору генерального подряда. Также с помощью программ удобно декомпозировать большие проекты на подпроекты.
Обзор версии 2.8
Версия 2.8 сфокусирована на способах ввода времени и развитии функциональности таймшитов.
Среди пользователей WorkPoint много тех, кто детально учитывает рабочее время и теперь их работа станет удобнее.
10 фактов об удаленной работе
Отвлечение внимания в офисе на сплетни, импровизированные встречи и громких коллег снижают производительность.
86% опрошенных в Северной Америке предпочитают работать в одиночку, чтобы достичь максимальной производительности.
Более того, две трети менеджеров говорят, что сотрудники, которые работают удаленно, повышают общую производительность.
Обзор версии 2.6
Версия 2.6 сфокусирована на развитии приложения «Отчеты» и инструмента планирования загрузки ресурсов.
Кроме того, добавлены возможности, делающие работу с системой более комфортной и продуктивной.
Почасовая зарплата — руководство по эксплуатации
В фокусе нашего внимания современные компании из сектора услуг: консалтинговый и аудиторский бизнес, ИТ интеграторы и так далее.
Попробуем предметно рассмотреть вопросы:
- Что такое почасовая оплата труда?
- Какие плюсы у почасовой оплаты труда?
- Какие сложности возникают при введении подобной системы оплаты?
- Как автоматизировать расчет зарплаты при почасовой оплате?
Методы расчета утилизации персонала
Если вы работаете на компанию в сфере консалтинга, аудита, ИТ-интеграции или оказания иных услуг, то знаете, что показатель утилизации персонала критически важен для экономической эффективности бизнеса и составляют основу для мотивации.
На западных рынках управление утилизацией лежит в основе управления бизнесом в секторе услуг, а показатели утилизации включаются в ежегодные отчеты.
Тем не менее учет рабочего времени и расчет утилизации представляет собой непростую задачу с которой справляются не все компании.
Обзор новой версии — WorkPoint 2.5
В новой версии реализовано «умное» согласование таймшитов, добавлена поддержка вложений и повышено удобство работы.
Новые возможности предназначены как для небольших команд, так и для корпоративных клиентов с большими командами.
Таймшит — основной интерфейс пользователя и ему уделяется особое внимание. Внесен ряд улучшений:
- Добавлен быстрый выбор таймшита. При просмотре таймшита, кликнув на период, можно выбрать предыдущие или следующие периоды.
- Добавлено копирование строк из предыдущего таймшита. Функция полезна, если у пользователя примерно одинаковый состав работ каждый период.
- Навигация Вперед и Назад, а также выбор по периоду таймшита теперь доступны и согласующим лицам. Эта возможность позволяет быстрее обратиться к историческим сведениям.
Отслеживание работы за компьютером = учет рабочего времени?
В России рекламируются системы для отслеживания рабочего времени, например, CrocoTime, Kickidler и прочие. Симпатичные системы и, наверно, хорошо решающие свои задачи.
Но их называют системами «для учета рабочего времени» и возникает путаница.
Можно ли с помощью систем отслеживания активности пользователя за компьютером полноценно учитывать рабочее время?
Попробуем разобраться и сравним с «традиционными» системами учета рабочего времени.
Планирование загрузки сотрудников
Для бизнеса профессиональных услуг, такого как аудит, консалтинг, юридические услуги, WorkPoint помогает автоматизировать базовые процессы. Это учет рабочего времени, управление проектами и отслеживание оказанных работ с выставлением счетов.
В конечном счете все нацелено на то, чтобы заработать больше денег. Но за счет чего?
Новое в WorkPoint: дайджест за ноябрь
За минувший месяц мы добавили в WorkPoint новые возможности:
- Работа с таймшитами через Excel, актуальная для компаний, в которых сотрудники имеют ограниченный доступ к Интернету.
- Настройка бизнес-правил, которые применяются к таймшитам сотрудников. Инструмент позволяет автоматизировать контроль за соблюдением сотрудниками правил списания рабочего времени.
- График отсутствий, который позволяет в наглядном виде отображать все запланированные сотрудниками отпуска и отгулы. Инструмент полезен для руководителей, так как помогает быстро оценивать перспективную доступность сотрудников.
Кроме того, мы завершили внедрение WorkPoint в компании «Яшин&Партнеры» и готовы поделиться с вами результатами.
Реальный опыт повышения эффективности в консалтинговой компании
В России одна из самых низких производительностей труда в Европе. Удивительно, но мы еще и чемпионы по количеству рабочих часов на человека.
Мы много работаем, но работаем не так эффективно, как в развитых странах. Это касается большинства отраслей и, особенно, сектора услуг.
У меня за плечами большой опыт работы в российских компаниях оказывающие услуги, в основном в области консалтинга и ИТ интеграции, и перед глазами опыт западных коллег. И должен вам сказать — они ценят время больше.
Культурные особенности никуда не деть — размеренный обед офисного сотрудника в России не превратить в 10-ти минутный перекус сэндвичем за рабочим местом в США. Да и не нужно — здоровее будем.
Но что-то делать надо.
Новый релиз WorkPoint
В новом релизе WorkPoint расширены возможности панели обзора работы сотрудников — теперь могут отображаться данные текущего сотрудника (в приложении «Моя работа»), любого подчинённого в его профиле, а также обобщённые данные по команде (в приложении «Моя команда»).
Расширен обзор структуры работы сотрудника, в частности при просмотре данных по команде доступна фильтрация по подразделению:
Доступна английская версия
Облачным сервисом для бизнеса профессиональных услуг на территории России часто пользуются компании, в которых основным или вторым рабочим языком является английский.
Для таких компаний мы реализовали прозрачную поддержку английского языка. Региональные настройки пользователя изменяет администратор организации или сам пользователь, воспользовавшись диалогом личных настроек:
Зачем и как учитывать рабочее время
Никто не спорит, что рабочее время — важный ресурс для многих компаний. Хотя реальный масштаб проблем осознают не все.
На графике представлена производительность труда по данным ОЭСР за 2015 год:
Ладно, если бы мы просто отдыхали и наслаждались жизнью, так нет — мы работаем много, но не эффективно. Та же организация приводит коэффициент «ВВП/рабочие часы»: в России это значение составляет $25,9. В Греции ситуация немногим лучше — $36,2, но и это значительно ниже среднеевропейского показателя в $50. Для сравнения: самая высокая производительность зафиксирована в США (около $65).
Биллинг — как не потерять ни одного часа оказанных услуг
Бизнес связанный с оказанием услуг продает время своих сотрудников. И никто не хочет, чтобы оказанные по факту услуги остались без оплаты.
Как WorkPoint решает эту задачу — не упустить ни одного часа? В действие вступают как учётно-контрольные функции, так и мотивационные мероприятия.
Посмотрим на упрощенную схему работы:
Учитываем затраты в WorkPoint
Работая с клиентами или реализуя проекты, мы обращаем внимание на прибыльность, - никто не хочет работать в минус.
Упрощенно, прибыль считается по формуле: ПРИБЫЛЬ = ВЫРУЧКА ПРОЕКТА – (СЕБЕСТОИМОСТЬ + ЗАТРАТЫ).
Бизнес профессиональных услуг в себестоимость включает затраты на персонал в том числе прямые налоги. Иногда включается «надбавка», позволяющая списать на себестоимость косвенные расходы на бэк-офис (управление, маркетинг, продажи и т.д.). Но это все равно себестоимость одного человеко-часа. Себестоимость получим исходя из сведений о трудозатратах, т.е. данных таймшитов.
WorkPoint и MS Project
Практически все современные системы управления проектами позволяют учитывать рабочее время, затрачиваемое на те или иные задачи.
При этом многие компании, оказывающие услуги, используют одновременно и систему управления проектами (Enterprise Project Management) и систему для учета рабочего времени и контроля рентабельности проектов (Professional Services Automation).
Почему используется такой подход?
Для более глубокого понимания сценариев совместного использования решений напомним их ключевые функциональные особенности.
Professional Services Automation (PSA) – класс систем покрывающих основные задачи компаний, оказывающих профессиональные услуги (аудит, консалтинг и т.д.). Обязательная функция – учет трудозатрат через различные виды таймшитов. Часто реализуются функции управления экономикой проектов, биллинга, расчета заработной платы (на почасовой основе).
Enterprise Project Management (EPM) – класс систем покрывающих управление проектной деятельностью. Обязательные функции – календарное и ресурсное планирование. Подобные системы часто включают функции учета трудозатрат, финансовых и материальных затрат на проекты.
Умный фильтр по периодам в проектах
Концепция интерфейса WorkPoint – лаконичность, легкость и скорость. Однако есть функции, которые не так просты, как кажется на первый взгляд.
К таким функциям относится фильтр по периоду в списке проектов.
Какие задачи решает данный фильтр?
Первая очевидная задача – это фильтрация. При этом список проектов ограничивается датами списания трудозатрат. Например, мы выбираем фильтр «За текущий месяц». В таком случае в список попадут все проекты (на которые есть доступ) по которым в текущем месяце хотя бы один сотрудник списал время.
Почему люди честно списывают время в таймшит
Довольно часто сомневающиеся в почасовом учете времени задают вопросы — «что делать, если сотрудники будут обманывать, делать приписки времени на выгодные им задачи»?
Из опыта можем сказать следующее…
Как комментарии в таймшитах повышают их ценность
Первая задача, которую решает таймшит — это учет трудозатрат по проектам и клиентам. Возможно с указанием тарифа и вида работ. Подобный учет позволяет ответить на очень важные вопросы: какова утилизация сотрудника, какова себестоимость проекта и каков доход на проекте. И от всего этого можно строить свою экономическую политику и систему мотивации сотрудников.
Но есть еще один важный вопрос, на который хотелось бы получить ответ — а что конкретно делал сотрудник? Подобный ответ позволит гораздо глубже взглянуть на работу сотрудника, понять «чем он живет». Кроме того, мы сможем более объективно оценивать списание часов на те или иные задачи.
