CRM и таск-трекеры

Jira, Bitrix, Megaplan, PlanFix...

Таск-трекеры позволяют поставить задачу, назначить ответственных и проконтролировать исполнение. Иногда позволяют организовать бизнес-процессы или объединить задачи в проекты. Кроме того в задачах можно указывать фактически отработанное время.

Ключевое отличие — способ учета рабочего времени. WorkPoint учитывает время через таймшиты и создан специально для учета рабочего времени.

Таймшит — отчет о трудозатратах за период, который воспринимается как единый и неделимый объект, документ. Таймшит согласуется и закрывается целиком, а не по отдельным задачам.

В отличии от таск-трекеров систем учета рабочего времени и таймшиты дают ряд преимуществ:

  • При заполнении и согласовании видна общая картина за период — сколько времени затрачено на проекты, сколько коммерческих часов, какова утилизация за период и т.д. Подобные сведения критически важны для управления эффективностью сотрудников.
  • Упрощается согласование — получить и согласовать один таймшит сотрудника в неделю, проще, чем получать задания на согласование по каждой задаче.
  • Таймшит учитывает все время, а не только сформулированное в задачах.

Поэтому таймшит, как способ учета времени — де-факто стандарт в области профессиональных услуг.

Второе отличие — это дальнейшее использование учтенного рабочего времени. WorkPoint позволяет:

  • рассчитывать показатели эффективности сотрудников и подразделений: утилизацию, выручку, себестоимость и прочее;
  • рассчитывать показатели проектов и программ: трудоёмкость, рентабельность, выручку, себестоимость и прочее;
  • проводить биллинг T&M работ;
  • начислять заработную плату на почасовой основе.

В силу специализации возможности WorkPoint значительно шире: реализовано управление отсутствиями, управление затратами, планирование загрузки персонала и прочее.

Вместе с тем важно понимать, что таймшиты не могут заменить таск-трекеры в части постановки задач, контроля исполнения, коммуникации сотрудников. Поэтому использование систем управления задачами и учета рабочего времени в связке — это частая практика:

  • Сотрудники ставят задачи и контролируют исполнение так, как это им удобно — в таск-трекерах, в системе управления проектами, наподобие MS Project, в почте, в мессенджерах или устно.
  • Учет затраченного времени в разрезе проектов и укрупненных задач — общий и централизованный, в системе учета рабочего времени.

Системы управления проектами

MS Project, Advanta...

Системы управления проектами (УП) часто включают функцию учета рабочего времени. Решения попроще учитывают время через задачи, а более развитые через таймшиты. Но компании в секторе услуг, даже если используют УП, дополнительно применяют специализированные решения, такие как WorkPoint.

Почему так происходит?

  1. Компаниям требуется учитывать все время всех сотрудников для управления утилизацией, расчета показателей, почасовой оплаты и решения других задач. При этом не все сотрудники работают с УП, иногда используется несколько подобных систем, а некоторые проекты и вовсе не учитываются. И поэтому требуется консолидирующее и дополняющее решение для учета рабочего времени.
  2. УП дают максимум прав менеджерам проектов — они могут перепланировать проект, изменить фактическое время и много другое. Системы учета рабочего времени строже, например, плановые показатели проекта фиксируются в соответствии с договором, изменить информацию по закрытым периодам может только бизнес-администратор и так далее.
  3. УП зачастую тяжелые и функциональные решения, которые сложно использовать для массового учета рабочего времени. Часто нет мобильного интерфейса, счетчиков времени, сложно реализовано согласование и так далее.
  4. УП — это дорогие решения, а лицензии нужны для всех сотрудников.

Также важно понимать, что рабочее время в WorkPoint — это часть комплексного управления бизнесом проф. услуг и поэтому возможности решения шире. Например, реализован биллинг T&M проектов, управление отсутствиями, управление затратами, управление экономикой, расчет утилизации персонала и прочее.

Но не вести же учет фактических часов в двух системах сразу? Варианта два:

  1. Чаще используется простой вариант, который применим если управление проектами также упрощенное. Менеджер проекта использует систему управления проектами для планирования и контроля хода исполнения (самостоятельно или силами команды отмечая выполненные задачи). Фактические часы учитываются только в специализированном решении, в котором менеджер получает план-фактный анализ по ходу проекта, экономические показатели и т.д.
  2. Если управление проектом требует точных сведений о фактических трудозатратах, то можно интегрировать системы.

В каком случае вероятно не нужен WorkPoint и достаточно системы управления проектами? — если нет задачи учета рабочего времени на уровне компании и большинства сотрудников, а требуется только управление отдельными проектами. А также не нужны дополнительные возможности WorkPoint.

В каком случае вероятно не нужны отдельные системы управления проектами, а достаточно только WorkPoint? — если компания работает в секторе проф. услуг и управление проектами простое. Например, достаточно план-фактного анализа, биллинга, учета времени, управления экономикой. Типичные примеры бизнеса, которые редко используют УП — аудиторский, консалтинговый бизнес, юридические услуги и прочее.

Автоматические трекеры

Crocotime, Kickidler...

Основа функциональности автоматических трекеров — отслеживание активности пользователя на компьютере. Т.е. работу в каких-либо программах.

Сведения о работе сотрудника в программе можно использовать для дополнительного контроля или анализа, но практически невозможно для учета или расчета показателей. Почему?

  1. Для расчета показателей по сотруднику, таких как утилизации, выработки за период и прочего нужно учитывать все время, в том числе время помимо работы за компьютером, а также отсутствия (больничные, отпуска и прочее). Помимо полных сведений о времени нужна дополнительная информация о типе работ. Например, работа велась над коммерческим проектом или административными задачи, что влияет на утилизацию.
  2. Для расчета проектных показателей необходимы сведения о клиенте, проекте, выполняемой задаче, типа биллинга для T&M работ и много другого.
  3. Рабочее время — основа показателей для бизнеса в секторе услуг, и его нужно контролировать. Поэтому требуется согласование списаний.

WorkPoint требует от сотрудника самостоятельного ввода сведений об отработанном времени в таймшиты. При этом указываются все необходимые сопроводительные сведения.

Рабочее время в WorkPoint — это часть комплексного управления бизнесом в секторе услуг и поэтому возможности решения шире. Например, реализован биллинг T&M проектов, управление отсутствиями, управление затратами, планирование загрузки персонала, управление экономикой, расчет утилизации персонала и прочее.

Простой учет времени

Toogle, Harvest...

Начать работать с простыми решениями легко — они удобнее, понятнее. Для небольших (10-20 человек) или «молодых» компаний простой системы учета рабочего времени может быть достаточно.

Однако с ростом численности сотрудников и повышением уровня зрелости бизнеса функций становится недостаточно.

Перечислим те функции, которых обычно не хватает в простых системах учета рабочего времени:

  1. Управление отсутствиями, включая согласование, контроль лимитов, построение графика отсутствий.
  2. Ролевая модель, она же «права доступа». В простых системах настройка упрощенная — если несколько типов прав и все. WorkPoint позволяет очень точно настроить права доступа с помощью порядка 100 различных гранул.
  3. Развитое управление проектами, включающее программы проектов, со-менеджеров и прочее.
  4. Развитое согласование — маршруты с ролями и статическими участниками, сокращение числа согласующих при повторном согласовании и прочее.
  5. Дополнительные поля и аналитики, позволяющие расширять сущности под потребности бизнеса.
  6. Внешняя аутентификация, например, с помощью Azure AD (Office 365).
  7. Бизнес-правила валидации таймшитов, шаблоны и разные типы таймшитов, гибкие расписания для отдельных сотрудников.
  8. Развитая аналитика — конструктор отчетов, интеграция с корпоративными BI системами, выгрузка любого отчета в Excel и PowerQuery.

Попробуйте бесплатно

Уже зарегистрированы? — Войти.